営業マンはルーティンワークで変わる？習慣化させることでミスを減らす仕事術紹介

仕事を行う際にルーティンワークを意識していますか？

営業マンの多くは毎日忙しく動きまわり、スケジュールもコロコロ変わるため、社内の提出物をうっかり忘れてしまい、上司に怒られたという経験をしたことがある方も多いはず。
しかしどんなに忙しくても、日々の業務でルーティンワークを明確にすることで、ミスや漏れを防ぎ素早く業務を済ませることができます。

定期的に行う必要がある単純作業ほどルーティンワーク化することをオススメします！

ルーティンワークとは

ルーティンワークとは、定期的・習慣的な仕事のことを指します。
ここでいうルーティンワークは、仕事を習慣化させることについて説明していきます。

例えば、交通費などの経費精算や活動報告（日報・月報など）などを指します。
毎週精算業務があるのに、忙しいかったことを理由に業務を忘れてしまい、経理担当者や上司にチクリと指摘をされるなんて経験あるはず。
1日遅れたくらいで文句を言うなと思う人もいるかもしれませんが、自分一人が遅れてしまうことで、まとめ役の人の業務がストップしてしまうため、問題を軽く見ていてはいけない。

この記事にある「ルーティンワーク」は仕事を習慣化させることについて説明していきます。
習慣化させることで、業務の漏れを防ぎ、処理速度が飛躍的アップさせることができます。
例えるなら、食事後の歯磨きやトイレ後の手洗いなどと同じです。
歯磨きをしない方が気持ちが悪いように、仕事も習慣化させることで、やっていない方が気になるようになります。

習慣化するコツ

ルーティン化させるコツとしては、以下のようなことがあります。

• 半年、1年単位でスケジュール帳に書き込んでしまう
• 続けること自体を目標とする

ルーティン化できていない人

今までルーティン化をしようとしたけど失敗したという人は、ルーティンワークを単純作業と考え、重要視していないケースが多いです。
またスケジュール記入を次の週のスケジューリングまでしかせず、中長期的にスケジュール化できていない場合は継続が難しくなります。
毎週スケジュール入力することは手間なので、できるだけスケジュール入力は一回で終わらせるようにしましょう。PCのスケジュール入力機能に一括入力などの機能があれば積極的に活用しましょう。

それでもルーティン化できず忘れてしまう場合は、PCやスマホなどのリマインダー機能を使い、事前通知設定を活用しましょう。
また、目標のレベルを一つさげて目標化することもおすすめです。

　例）スケジュール確認ができないなら→PCを立ち上げたらまず、スケジュールを開く　など

営業マンがルーティン化すべきこと

１、月初業務

・報告書作成

予算に対し実績がどのくらいだったのかという報告書の作成を義務付けられている場合が多いともいます。
このような報告書も毎月初めの仕事日に行うという習慣をつけておくと良いでしょう。

・予算確認

今月の予算を確認することで全体像を把握し予算達成までの組み立てができるようになります。
報告書を作成する際に、今月の予算を確認するようにしておけば、報告書の作成と関連づけて習慣化させることができます。

２、週初め

・スケジュール確認

今週のスケジュールを確認し１週間の全体像を把握しましょう。
全体像を把握することで予定を追加できるのかどうかや、余裕のある日に集中的に社内業務を終わらせようというような組み立てができるようになります。

・営業成績確認

月予算の進捗状況を確認することで、残りの日数で達成できるかどうかを把握しましょう。
毎週営業成績を確認する習慣があれば進捗が悪い場合でも、早めに行動の軌道修正を行うことができます。

・チームメンバー、上司のスケジュール確認

チームメンバーがどのような動きをしているか把握することで、どのような営業活動をしているのか参考にすることができます。
自身の活動予定を近しい人がいる場合は、その人と情報交換をするなどの行動がしやすくなります。

また、上司のスケジュールを把握しておくことで、報連相のタイミングを掴んだり、出張で連絡が取れないために承認がもらえず業務が停止するなどというトラブルを防ぐことができます。

・精算業務

交通費などの精算業務を習慣化させましょう。
できれば、週初めの午前中などと優先順位を高め具体的に習慣化することで、万が一、自身の精算内容に誤りがあった場合にも、早めに対処することができます。

３、日の初め（終わり）

・今日（明日）やることリスト作成

社内の業務に加え、取引先との約束事や追加の依頼事項など、次から次へとやることが増えていくと仕事の優先順位を間違える場合があります。
そのような場合でも、事前に今日やることを決めておけば、判断を間違えることなく業務を行うことができます。

・メールチェック

朝PCを開いたら取引先や社内からのメールをチェックする習慣をつけることをおすすめします。
ここでは全部を丁寧に読むのではなく、流し読みしながら大まかな内容を把握することをおすすめします。

流し読みしながら、全部のメールを見終わってから、見直せるように重要なメールや読み込む必要があるメールにはフラグなど印を付けておくことをおすすめします。
まず全ての未読メールを確認することで、緊急度の高い業務が他にあったという失敗を防ぎ、組み立てることができます。

・手帳（スケジュール）確認

取引先との商談中に約束した内容を手帳に書いて、そのまま放置してしまっては信用を失いかねません。手帳は開く習慣をつけて、約束事など忘れてないか確認することをおすすめします。

確認する際はメモ書きもみるようにしておくと良いでしょう。

・受注状況成績確認

毎日の受注状況を確認することで、人気商品はどれか、他のメンバーは何で売上を作っているのかなどヒントを得ることができます。
また、取引先の訪問前後に受注があった場合、お礼を伝えることで信頼関係を築くことができます。

まとめ

業務をルーティン化することで、単純作業でもうっかり忘れることなく遂行することができる。
また、思考停止で行うことで、疲労軽減や処理速度アップにつながります！