ピボットテーブルを使ってExcelだけでデータ分析する方法

データ分析というと次のように感じる方も多いのではないでしょうか。

しかし、販売データなどの実務から得られる大量の生データを利用したデータ分析は、実は誰にでも出来るのです。

データ分析は難しいのではなく、考え方や進め方を知らないだけです。

確かに統計学を利用したデータ分析もあります。
しかし、多様化する現代においては、個々の事象をきめ細かく分析し、実務現場に合わせた分析が求められています。
それが大量の生データを利用したデータ分析なのです。

15年営業マンを続けている私も、この方法を習得してから商談が上手くいくようになり、提案が成立することが増えました。

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ピボットテーブルとは

ピボットテーブルとは、Microsoft OfficeのExcelにある機能の１つで、大量のデータを集計し、簡潔な表形式で表示するためのデータ処理ツールです。

このピボットテーブルは、データ分析や集計・グラフ作成など、さまざま場面で役立ちます。

ピボットテーブルを使えば、難しい関数や数式を使わなくても、簡単に集計表を作成できるのも特長で、Excelが苦手な方にも使いやすい機能です。

ピボットテーブルで出来ること

ピボットテーブルを使えば、大量のデータから必要な情報を、素早く抽出することが出来ます。

また、ただ数値が入力された一般的な表とは異なり、分析したい内容に合わせて柔軟に調整することが出来ます。

データの傾向やパターンを見つけたり、売上や収益などのビジネス上の指標を分析したりするのに役立ちます。

このように、大量のデータを集めた「単なるデータの集まり」を、ビジネスに活かすための集計表に生まれ変わらせることが出来ます。

Excelだけで行うデータ分析のメリット

データ分析を行うために様々な便利なツールがあります。

様々なツールがありますが実務においては、Excelを活用したデータ分析がおすすめです。

SQL、Python、BIツールは高度な分析が出来るものもありますが、ツール自体の専門的な知識が必要になり、作業難易度が高くなります。

一方で、学校教育でもExcelが利用されており、中学校や高校では情報処理の授業でエクセルの基礎的な使い方が教えられているなど、誰でも１度は操作したことがあると思います。

Excelは最も利用頻度の高い表計算ソフト

20歳以上の会社員、経営者、公務員275名に仕事で最も利用頻度の高い表計算ソフトは何か聞き取りをしたところ、ダントツでExcelを利用しているという回答結果となりました。

このように身近で最も利用されているExcelを使ったデータ分析なら、会社の中でも簡単に分析結果を共有することができます。

また、この方法でデータ分析を出来るようになれば、どの企業に属しても役に立つスキルとなることでしょう。

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ピボットテーブルで行うデータ分析の流れ

ピボットテーブルによるデータ分析の流れは、たったの3つです

データリスト形式

データリスト形式とは、複数のデータをリスト（一覧）にまとめたものです。

例えば、

このように複数のデータをリストにして整理することができます。

データリスト形式は、データの集合を扱う際に便利な方法であり、主にデータベースでよく使用されます。

L型マトリックス形式

L型マトリックス形式は、マトリックス図の一種で、縦軸と横軸が直角に交わるL字型の形状をしている図です。

主にビジネスやプロジェクト管理の分野で広く使用され、異なる2つのカテゴリーに属する項目を分類し、それらの項目間の関係性を直感的に可視化するためのツールです。

L型マトリックス形式は、視覚的表現がわかりやすく、意思決定のサポートに有用なツールの1つとして幅広く利用されています。

グラフ化

グラフとは、数値やデータを視覚的に表現するための図形表現の一種です。

グラフは、横軸や縦軸に数値を割り当て、それらの数値を線や棒、点などの形で表現することで、データや数値の傾向や関係性を視覚的に把握することができます。

また、グラフには、さまざまな種類があります。

グラフを使用することで、複雑なデータや数値をわかりやすく表現することができ、意思決定や報告などの作業に役立てることができます。

グラフを使用することによる分析上のメリットはいくつかあります。

グラフはデータ分析において非常に重要な役割を果たしており、多くの分野で広く活用されています。

ピボットテーブルから作成したグラフは「ピボットグラフ」といいます。
ピボットグラフは、ピボットテーブルと連動しており、簡単にグラフの表示内容を変更することが出来ます。

ピボットテーブルの基本的な操作方法

実務でよく使う

売れたのかを分析してみましょう！

ピボットテーブルで行うデータ分析のイメージ

ピボットテーブルを作ってみよう

ピボットテーブルのメイン画面

ピボットテーブルを作成するためのメイン画面です。

右側にある「ピボットテーブルのフィールド」を操作すると、左側にレポートを作成されます。

ピボットテーブルの作り方

ピボットテーブルを作成には、データリストが必要です。

分析したい項目を列（縦）に設定し、行に内容を入力します。

また以下のようの点に注意してください。

◆データリストの例

良いデータリスト

悪いデータリスト

◆データリストからピボットテーブルを作成

分析をしたいデータリストのどこでも良いのでクリック。
リスト内にセルを移動させる。

次に以下の順番に沿って進めていきましょう。

新しいワークシートに「ピボットテーブルのメイン画面」が作成できたら

ボックスの「値」には、売上や数量など合計値を表示させたいものを選ぶ

◆ピボットテーブル完成

フィールドリストの値ボックスに「数量」を設定すると数量合計、売上を設定すると売上合計を集計することが出来ます。

小技テクニックのご紹介

作成されたばかりのピボットテーブルの値は、コンマ区切りがありません。
ピボットテーブルの値をもっと見やすくするためにコンマを付けてみましょう。

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ピボットテーブルのデータ分析を体験してみよう

作成したピボットテーブルを使って、データ分析をしてみましょう。

データ表示の階層を変更して詳細データを見てみよう

ピボットテーブルには「ドリルダウン」「ドリルアップ」という機能があります。

この機能を使うと、簡単にデータに含まれている階層をボタン1つで変更することが出来ます。

◆ドリルダウン

◆ドリルアップ

合計値を構成比率に変更してみよう

ピボットテーブルでは、ボタン1つで簡単に値を変更することが出来ます。

その機能を使って、商品別の年間売上構成比率を求めてみましょう。

商品別年間売上構成比率とは、1年間で何がどのくらい売れたのかを全体の売上に占める割合を示す指標です。
この指標は、各商品が売上に与える貢献度を把握するために用いられます。

構成比率の表示完成

ドリルダウンで階層を変えてみよう

記事のサンプルデータでは、年ごとに1番売れた商品が違うことがわかります。

まとめ

Excelだけでデータ分析をするメリットは

Excel以外にも分析に使えるモノもありますが、ツール自体の専門的な知識が必要だったりと、作業難易度が高くなります。

データ分析は現代のビジネスや社会において、ますます重要になっており、効率的な戦略の組み立てや意思決定、マーケティング戦略の立案などに必要不可欠なスキルとなっています。

Excelの機能であるピボットテーブルは、ビジネスやマーケティングの分野に限らず、様々な分野で広く活用されています。

ピボットテーブルを活用することで、大量のデータから傾向やパターンを見つけ出し、簡単に集計や分析を行うことができるため、データ分析にかかる時間と手間を大幅に減らすことが出来ます。

また、ピボットテーブルから作成したピボットグラフを使えば、「簡単に」そして「柔軟に」データを視覚化するが可能になり、様々な視点からデータを捉えられるようになります。

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